Een zakelijk bullet journal: Plan en organiseer je dag!

In het huidige digitale tijdperk lijkt het voor een secretaresse bijna vloeken in de kerk: een papieren bullet journal bijhouden in plaats van digitale actielijstjes en je Outlook-agenda. Toch koos ik er anderhalf jaar geleden voor om privé een bullet journal bij te houden en sinds een paar maanden ook zakelijk. Voor mij is een papieren bullet journal dé manier om mijn werk te organiseren en productiever te zijn!

NB. In de afbeeldingen in dit artikel zie je voorbeeldpagina’s uit een zakelijk bullet journal. De afspraken en namen die je ziet, zijn echter volledig fictief en deze pagina’s zijn speciaal voor dit artikel gemaakt!

Als blogger ben ik over het algemeen heel digitaal-georiënteerd. Ik bouw mijn eigen (blog)sites en SharePoint-pagina’s, ben actief op social media en het Office-pakket heeft niet zoveel geheimen voor mij. Maar tegelijk ben ik een enorme freak van notitieboekjes, schrijfwaren en papieren artikelen.

Om een of andere reden werken online to-dolijsten voor mij gewoon niet. Ik heb het regelmatig geprobeerd maar het liefst heb ik een notitieboek op mijn bureau liggen waar ik lekker in kan schrijven en afvinken. Privé ben ik ontzettend blij met mijn bullet journal, wat voor mij echt de enige manier is om meer structuur in mijn leven aan te brengen. Sinds twee maanden gebruik ik ook op mijn werk een zakelijk bullet journal en ik vind het ideaal!

Wat is een bullet journal?

Een bullet journal is een agenda, to-dolijst, notitieboek en dagboek in één. Op de website van Ryder Carroll, die het bullet journal heeft bedacht, vind je een interessant filmpje over wat een bullet journal is. Maar eigenlijk is een bullet journal precies wat jij er van maakt en waar je het voor wilt gebruiken.

Je bullet journal begint met een inhoudsopgave, wat ik echt een pre vind. Aantekeningen vind je dus moeiteloos terug omdat je in de inhoudsopgave hebt vermeld op welke pagina je over event X hebt geschreven. Voor jezelf bedenk je een systeem van tekens. Taken zijn in mijn bullet journal bijvoorbeeld een rond bolletje, dat ik kan inkleuren als de taak afgerond is. Afspraken zijn vierkantjes, ook in te kleuren als de afspraak plaatsgevonden heeft.

Je kiest er zelf voor of je een pagina per dag gebruikt of dat je je week over twee bladzijden verdeelt. Alle taken die je te binnen schieten kun je noteren. En wat je afgerond hebt, hoef je niet slordig door te krassen maar je kleurt simpelweg het bolletje of blokje in. Je kunt jaar- of maandoverzichten maken, pagina’s met te lezen boeken of een actielijst rondom een evenement. Het is jouw bullet journal dus er zijn geen regels!

Hoe werkt mijn zakelijke bullet journal?

Wie op Instagram of Pinterest naar ‘bullet journal’ zoekt, krijgt talloze foto’s van kunstig bewerkte notitieboeken te zien. Sommige mensen maakten er hun hobby van om fantastische creaties te maken van hun notitieboek. Je begrijpt dat dit voor een zakelijk bullet journal niet echt aan te raden is: als je manager dit soort kleurige creaties ziet zal hij zich ongetwijfeld afvragen of je wel wat te doen hebt!

Een zakelijk bullet journal is dus een stuk rustiger en minder fleurig dan een privé journal. Ik heb een inhoudsopgave en vervolgens twee of drie pagina’s met belangrijke notities, zoals de wifi-code van kantoor, veelgebruikte kostenplaatsnummers, mijn personeelsnummer en meer informatie die ik af en toe snel bij de hand wil hebben. Daarna heb ik een overzichtje gemaakt met terugkomende taken, zodat ik dagelijks of wekelijks een checklist af kan werken. Ik heb twee pagina’s verdeeld in zes vlakken, om zo per maand de highlights van die maand te vermelden. Ook zou je hier je successen of leerpunten kunnen opschrijven.

Agenda

Vervolgens komt het agenda-gedeelte van mijn bullet journal. Ik begin maandelijks met een overzicht van de taken waar ik deze maand op wil focussen en dan de weekdagen. Zelf heb ik er voor gekozen om één pagina per kalenderdag te gebruiken. Ik schrijf op welke dag en datum het is en gebruik een aantal kopjes, zoals ‘To Do’ en ‘To Check’.

Onder ‘To Do’ komen uiteraard de dingen die ik die dag af wil ronden en onder ‘To Check’ schrijf ik wat ik die dag wil bespreken met mijn manager. Als ik even overleg met hem heb, kan ik zo één voor één de punten nalopen die ik aan hem wil vragen. Daardoor ga ik het overleg gestructureerd en goed voorbereid in. Zo voorkom ik dat ik hem regelmatig met vragen moet storen of dingen vergeet te checken.

Ook vermeld ik op deze pagina hoeveel Doppers water ik per dag heb gedronken, welke meetings ik heb en zo af en toe schrijf ik een mooie quote op die ik heb gehoord. Zo staat er bijvoorbeeld bij een succesvolle dag heel blij ‘Happy with my job’ geschreven! 🙂 Een mooie manier om ook successen te noteren zodat je later terug kunt kijken naar wat je bereikt hebt!

Notities

Heb ik een overleg over een bepaald onderwerp, dan gebruik ik een blanco pagina van mijn bullet journal voor alle notitites. Zo organiseerde ik in december een evenement, waarvoor ik af en toe overleg had met diverse collega’s.

Ik had twee pagina’s in mijn zakelijk bullet journal waar ik alles noteerde wat in de overleggen ter sprake kwam. Omdat ik deze pagina’s netjes noteerde in mijn index, kon ik ze steeds moeiteloos terugvinden. Zo voorkwam ik dat ik wel aantekeningen maakte maar die vervolgens in een volgeschreven notitieboek bijna niet meer terug kon vinden. Ook had ik op deze manier netjes alles rondom dit onderwerp bij elkaar. Pas als de twee pagina’s vol waren, zou ik weer nieuwe pagina’s maken die uiteraard ook weer via de index terug te vinden waren.

Waarom maakt een zakelijk bullet journal mij zo productief?

Uiteraard zijn al deze dingen ook digitaal te doen. Ik gebruik zelf ook heel veel de applicatie OneNote van Microsoft Office, zowel zakelijk als privé. Zo maakte ik tijdens mijn persreis naar Zweeds Lapland al mijn aantekeningen in OneNote, om ze later uit te werken in een artikel. In Outlook kun je natuurlijk taken en notities aanmaken die ook af te vinken zijn. En ik heb volop structuur in mijn mailbus door vlaggetjes en categorieën te gebruiken.

En toch maakt een bullet journal mij productiever. Het een sluit het ander dan ook niet uit. Om een of andere reden triggert een papieren to-do-lijst mij meer dan wat acties in mijn Outlook-agenda. Het is elke dag weer een kick als ik alle taken heb afgevinkt. En omdat ik al een aantal dagen vooruit geschreven heb, kan ik minder urgente taken alvast op een andere dag vermelden, zodat ik ze niet vergeet maar ook geen extreem lange to-do-lijst heb. Zo moet ik nog een online training afronden wat ik nu op de rustige vrijdagmiddag gepland heb.

Taken waar ik door onvoorziene omstandigheden echt niet aan toe kom, schuif ik aan het einde van de dag door naar de volgende dag. Ik kras ze niet door maar zet simpelweg een > over mijn takenbolletje. Zo kan ik zien dat ik de taak doorgeschoven heb. Maar omdat afvinken nu eenmaal leuker is dan doorschuiven, probeer ik zoveel mogelijk mijn taken af te ronden!

Effectief

Ik kan mij voorstellen dat je denkt: “Maar hoe effectief is een zakelijk bullet journal? Als ik elke dag handmatig op moet schrijven welke dag het is, kan ik toch beter een papieren agenda kopen?”

Het bijhouden van een bullet journal klinkt misschien als veel werk maar dat valt reuze mee. Het kost mij misschien drie minuutjes om vijf werkdagen in te vullen (naam van de dag en datum). Het invullen van ‘To Do’, ‘To Check’, ‘Meetings’ en andere kopjes doe ik vaak ’s ochtends en neemt ook zo’n twee minuten in beslag. Qua tijd valt het dus alles mee.

De effectiviteit die het mij oplevert, maakt die paar minuten alles goed. Wanneer mij iets te binnen schiet, kan ik het nu snel noteren in mijn bullet journal. Daardoor kan ik mij weer snel kan focussen op de taak waar ik op dat moment mee bezig ben.

En wil je tijdens een lang telefoongesprek of -conferentie lekker doodelen? Daar leent het bullet journal zich perfect voor! 🙂

Praktische zaken rondom een zakelijk bullet journal

Voor een bullet journal kun je natuurlijk elk type notitieboek gebruiken. Zelf ben ik ontzettend enthousiast over de Leuchtturm 1917 notitieboeken en dan de ‘dotted’ versie: een notitieboek met stippen. Dankzij de puntjes is het heel eenvoudig om de dag in te delen zoals jij het wilt. Je bent immers niet gebonden aan lijntjes, maar dankzij de stippen teken je eenvoudig blokken, schrijf je vaak verrassend recht en deel je het boek in zoals jij het wilt. In de Leuchtturms staat al een voorgeprinte inhoudsopgave en zijn alle pagina’s al genummerd. Het grootste voordeel van de Leuchtturm 1917 vind ik dat het notitieboek opengeslagen blijft liggen.

Daarnaast schrijf ik alle kopjes en data met de fijnschrijvers van HEMA. In mijn prive bullet journal gebruik ik de vrolijke kleuren, voor mijn zakelijke bullet journal alleen de kleuren blauw, groen, rood en zwart. Het Leuchtturm notitieboek drukt nauwelijks door dus dat is wel prettig. Alle andere notities maak ik gewoon met balpen.

Daarnaast kun je natuurlijk nog veel meer dingen gebruiken rondom je bullet journal. Zo kun je post-its plakken, gekleurde tabs gebruiken of andere leuke schrijfwaren om je zakelijke bullet journal naar jouw voorkeuren aan te passen. Wat dacht je van een envelop voor de bonnetjes die je nog moet declareren (hoewel die bij de Leuchtturm al automatisch achterin zit)?

Een zakelijk bullet journal iets voor jou?

Deze vraag kun jij alleen maar zelf beantwoorden. Ik kan volmondig zeggen dat een zakelijk bullet journal mij efficiënter maakt, maar ieder mens is natuurlijk verschillend! Ook is het wellicht afhankelijk van jouw vakgebied. Als assistant is het voor mij heel belangrijk om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en een duidelijke to-do-lijst te hebben. Maar dat is voor een bedrijfsleider van een supermarkt natuurlijk weer heel anders.

En werkt het digitaal bijhouden van actielijsten juist wel voor jou, dan moet je dat vooral doen. Ik zeg dus ook niet dat een analoog bullet journal de oplossing of de ideale keuze voor iedereen is. Ik geef alleen aan dat dit voor mij heel goed werkt. En wie weet ook voor jou! 🙂

Wil je dit artikel opslaan om later nog eens te lezen? Gebruik dan onderstaande afbeelding om hem te bewaren op Pinterest!